皇冠体育档案访问政策
1. 介绍
档案馆向所有研究人员开放，包括来自韦尔斯利以外的研究人员. 我们致力于在隐私的限制下，尽可能地提供对我们馆藏的开放访问, 保密, 和保存. 虽然许多记录和手稿收藏是开放使用的, 档案馆持有的一些材料是受访问限制的. 对于机构数据，法律规定了一些限制，例如 FERPA (《皇冠体育》), 而其他则由档案馆与记录创建部门或办公室共同确定. 皇冠体育坚持 获取原始研究资料指南这是美国图书馆协会和美国档案工作者协会的联合声明.
对手稿收藏的访问限制是由于需要平衡记录的访问和保密. 这通常是在管理捐赠材料的赠与协议条款中规定的. 在谈判这些协议时, 档案馆试图确保尽可能多的访问, 并将为任何限制规定一个期限，以便材料可以使用. 对于较旧的收藏，访问由学院档案管理员决定.
由于条件和格式的限制，对研究人员开放的收藏可能有使用限制，并受版权法的约束. 因为集合是在聚合级别处理的, 集合中的单个项目可能太脆弱而无法安全处理，或者可能包含机密信息. 档案馆希望研究人员遵守所有相关法律和皇冠体育的政策.
如有任何有关此政策的问题，请直接向学院档案管理员咨询.
2. 定义
加入
将实物或数字资料转移到档案室的工作流程. 档案工作人员记录资料的来源和到达档案的时间, 并提供其content的简要描述. 资料到达档案室后应尽快补充.
处理
档案材料的整理、描述和存放，以供研究人员储存和使用. 档案处理集合以支持其content的物理保存, 方便研究人员使用, 也为了保护人们的隐私，因为他们的藏品记录了人们的生活. 因为集合的大小不同, content, 和格式, 档案保管员使用专业判断来确定处理工作, 如果有任何, 在向研究人员提供藏品之前需要什么.
开放予研究
所有研究人员都可以访问对研究开放的集合或集合的一部分, 包括那些来自韦尔斯利社区以外的人.
停止进行研究
为研究而关闭的馆藏或馆藏的一部分只能由指定的人访问(见第3节), 访问档案馆的馆藏). 全部或部分集合可能会关闭，因为:
- 它是未经处理的
- 它包含限制访问类别的材料(见第4节); 访问大学记录的类别)
- 经档案馆工作人员或原发部门审查，确定包含机密信息
- 在手稿收藏的情况下, 捐赠者和学院档案管理员同意关闭全部或部分收藏
大学的记录
韦尔斯利学术和行政部门在日常工作过程中产生的记录. 具有历史价值的学院记录由学院档案管理员评估，由档案馆收购. 用于本文档的目的, 皇冠体育校友会和学生组织的记录被认为是大学记录.
手稿收藏
个人或家庭文件的集合, 而不是由组织创建的机构记录.. 虽然 手稿 字面意思是手写的, 手稿集可以包括多种格式, 比如照片, 剪贴簿, 印刷工作, 还有视听材料.
3. 访问档案馆的馆藏
所有研究人员将被授予访问所有开放馆藏的权利, 并开放部分受限制的收藏, 按照学院档案管理制度办理. 公开馆藏在档案馆网站上列出.
手稿收藏捐赠人有权查阅自己的手稿收藏.
所有大学记录, 即使是那些被指定为封闭研究的, 须向书院校长及校董会成员开放.
学术或行政部门的所有记录, 即使是那些被指定为封闭研究的, 须向该部门或分部的高级官员开放, 以及任何其他大学员工，只要该高级官员认为合适.
学生组织的所有纪录，须向该组织的高级职员公开, 以及任何大学员工或其他学生, 由该高级官员认为适当.
现在和以前的学生寻求访问自己的档案记录, 比如成绩单或者迪恩的档案, 是否应联系发信部门.
用于访问未处理的集合, 研究人员必须与学院档案管理员联系, 谁将审核请求和记录. 如果档案管理员确定可以打开收藏，而不需要任何额外的处理工作, 该收集将立即提供给请求的研究人员和所有后续研究人员, 并将在档案馆网站上作为公开收藏. 否则，该馆藏将保持关闭状态，直至档案馆工作人员对其进行处理. 如果尚未加入集合, 它将在研究人员被授予访问权限之前被加入.
用于访问受限访问类别中的大学记录, 研究人员必须与学院档案管理员联系, 说明访问的原因，并指定请求访问的集合部分. 档案保管员将把请求转交总统办公室, 以及所请求材料content的信息. 只有在获得总统办公室的书面授权后，才能进行研究或行政使用.
4. 访问大学记录的类别
大学记录可分为以下四类:
第一类:全球发行
开放不受限制
通常, 这些记录包括公告, 出版物, 日历, 宣传册, 广泛传播的报告.
第2类:普通大学记录
距离记录诞生已经过去了20年
然后, 须经皇冠体育档案馆和记录创建部门或办公室审查, 档案是不受限制地开放的. 通常, 大多数大学记录支持行政和商业活动, 以及大多数学生组织的记录, 属于这一类.
类别3:个人信息
距离记录诞生已经过去了75年
然后, 须经皇冠体育档案馆审核, 以及唱片制作部门或办公室, 档案是不受限制地开放的. 通常, 包含一个或多个个人信息的记录, 比如学生的学习成绩, 就业记录, 还有个人捐赠者的档案, 属于这一类.
第4类:限制大学记录(关闭超过20年)
以下类型的记录有以下限制期限:
校董会的记录在创建后50年内是受限制的.
总统办公室的记录在总统任期结束后的20年内受到限制.
教职员工的履历档案在该人死后5年内不得公开.
校友履历档案在其去世后5年内不得公开.
毕业班毕业后的90年内，班级记录簿将被限制, 除了那个班的校友.
除了用于普遍分发的材料, 哪些是第一类, 个别班级的资料收藏在班级毕业后50年内是限制的. 班上的同学仍然可以使用这些材料.
档案馆和记录制作部门, 办公室, 或者组织可以决定扩展访问限制或施加不同于标准访问类别的限制.
5. 相关文档
2018年秋