记录管理

皇冠体育的工作人员和教职员工在履行学院教育使命的过程中创造的记录对学院的有效运作至关重要, 以保存学院的历史, 和, 在某些情况下, 是否符合法律要求. 因此，有必要对这些记录进行适当的管理.

本文件的目的是:
•建立皇冠体育的档案管理政策;
• define key concepts specific to the Wellesley College policy; 和
•描述通过记录管理程序实施这一政策的框架.

皇冠体育致力于满足其行政管理, 财政, 法律, 通过系统地管理学院在学术和行政运作过程中创建的记录，履行历史义务. 记录的管理包括组织这些记录的适当实践, 确定具有永久或持久价值的记录的有效存档, 一旦业务需要得到满足并且没有法律考虑需要保留，则应适当销毁那些被认为没有永久或持久价值的记录.

这一政策的实施将有助于皇冠体育履行其运营和法律义务，并保存其历史记录. 进一步, 学院将受益于提高组织效率的实施这一政策将提供.

作为档案管理计划的一部分，该政策和相关材料将提供给皇冠体育社区，供他们持续参考.

此政策适用于皇冠体育在其教育和其他活动过程中创建的所有记录. 皇冠体育员工在正常业务过程中创造的记录, 以及教职员工的行政职责, 是皇冠体育的财产吗.

总统, 军官, 学院的高级行政人员负责将此政策传达给学院员工，并对此政策进行总体监督.

档案管理主任负责开发和管理学院的档案管理程序, 并将帮助员工了解如何实施该计划.

皇冠体育的所有员工都有责任按照本政策和学院制定的记录管理程序管理和维护他们创建的记录.

“纪录”的定义

记录是“创建的信息”, 收到了, 由某一组织或个人作为证据或资料保存的, 履行法律义务或在商业交易中.ISO 15489-1:2001(E)信息和文件-记录管理第1部分:总则.15)

记录是按内容而不是按格式定义的. 包括那些硬拷贝的记录, 电子(包括网页), 或者可以从中检索信息的任何其他格式.

记录包括但不限于学院的官方出版物, 财政数据, 官方通信(包括电子通信), 会议记录, 报告, 还有学生和员工档案. 就本政策而言, 记录的定义是广义的，以鼓励对业务过程中产生的所有信息的适当使用和保留.

重要的记录

“关键记录”是指那些确定包含在灾难性事件发生后维持业务连续性所需的基本信息的记录. 记录管理官员将与学院的其他人员一起确定哪些记录将被视为“关键记录”,并制定程序来保护它们，使它们在此类事件发生后能够被访问和使用.

档案管理主任, 谘询学院的法律顾问, 将与学院办公室合作，制定适合每个办公室情况的记录保留时间表.

档案保管员负责确定哪些大学记录具有永久或持久的价值. 被认为具有永久或持久价值的记录将定期转移到皇冠体育档案馆. 具有永久或持久价值的电子记录将以最好的方式存档，以便将来能够访问其内容. 常规数据备份不能替代具有永久或持久价值的电子记录存档.

被认为没有永久或持久价值的记录将按照记录保存时间表进行保存, 一旦保留期结束，按照时间表的规定进行妥善处理.

本文件补充了收集和保存重要文件的政策, 记录, 以及皇冠体育董事会通过的授权皇冠体育档案的文件. 其他大学政策，如FERPA, 或联邦或州法规可能适用于保护某些记录中的信息以及个人访问某些记录中包含的有关他们的信息的权利.

校董会于2008年4月11日批准的档案管理政策.